 |
|
|
Valg av
konferansested
Tenk over om din konferanse passer
best i
- Bysentre med shopping og
natteliv
- Bynære områder (kort reisetid)
- Høyfjell eller feriesteder
Utarbeidelse av
deltakernes profil
- Hva er gjennomsnittlig alder?
- Hvordan er fordelingen kvinner /menn?
- Kommer de med eller uten
ledsagere?
- Hvor kommer de fra
(reisedistanse/reisetilbud)?
- Hvilken utdannelse, yrke og tittel
har de? (Kan fortelle noe om
forventningsnivået)
- Kjenner de hverandre fra
tidligere?
- Hvilke felles interesse har
deltakerne (kultur, religion,
politikk, språk)?
- Hvilke andre konferanser kan
konkurrere om deres interesse for
din konferanse?
- Hva er deltakernes hovedgrunn
til å delta (personlig interesse eller påmeldt av jobben)?
- Hvor viktig er mulighetene for
nettverksbygging deltakerne
imellom?
- Hvilke forventninger settes til
standard på faglig innhold,
innkvartering og sosiale
arrangementer?
- Hvilken betydning har pris?
Hvilke språk forstår deltakerne?
Utforming av
program
- Vedta møteform
- Vedta lengden på konferansen
(antall dager eller timer)
- Lag en planleggingsoversikt
- Finn en god programmiks på
innholdet, som tilfredstiller
deltakernes interesse og nivå
- Varier foredragene med ulike
presentasjonsformer
- Lengden pr. forelesning bør ikke
overskride 50 minutter inkl. debatt.
- Planlegg pauser i det faglige
programmet. Anbefalt lengde er
15 minutter for opptil 50 deltakere, og 30 minutter for over 50 deltakere. Anbefalt lengde for lunsjpause er 60 minutter
- Lag en oversikt for møteoppsett,
pauser og lunsj. Husk å sette av
tid til innflytting av utstyr,
montering og demontering.
Hotell
- Kontaktperson for prisforhandlinger
og ansvar for konferansen
- Værelsesfordeling, inkludert
antall handikaprom, røykfrie
rom, enkle, doble og suiter
- Effektiv og serviceinnstilt
betjening
- Heiser og kapasitet på disse
- Fleksibilitet
- Holdes det andre konferanser
samtidig?
- Vil det være fasiliteter som ikke er
tilgjengelig den aktuelle datoen/
tidsommet for din konferanse?
- Parkeringskapasitet
- Konferansepriser
- Hvilke policy har hotellet for
«complimentary rooms» (gratis
rom pr. 25 – 50 deltakerrom)?
- Vurder sikkerhetstiltak
Møterom
- Hvor mange møterom finnes det?
- Ekstra møterom for komiteer,
foredragsholdere og presse
- Ekstra møterom før og etter
konferansen
- Hvor mange deltakere forvent
til hver sesjon? (minimum og
maksimum)
- Møblering
- Akustikk
- Ventilasjon
- Lydkvalitet, høyttalere og
lydgjennomgang
- Lyssetting
- Hvilke tekniske hjelpemidler er
inkludert?
- Hvilke lysstyrke har disse?
- Er takhøyden riktig i forhold til
AVutstyr og lerret?
- Er det søyler som hindrer kontakt
med lerretet eller podiet?
- Hvor ligger pausearealet i forhold
til møterommene?
- Serveringsmuligheter
- Betjening
- Hvor store utstillinger kan settes
opp i pausearealet?
- Hvordan er adkomstmulighetene
for handikappede?
- Heiser og kapasitet
- Toalettfasiliteter
- Garderobe
- Vakthold
- Omkledningsværelse
- Kontaktperson
Møteromsutstyr
- Bord/stoloppsett
- Blokker og penner
- Bord til utlegg av materiale
- Dekorasjon; blomster, flagg, logo, bannere
- Vannkaraffel og glass på talerstol, til panelet og til ordstyrer
- Talerstol med lys, podium eller
scene
- Bord, stol og mikrofon for
ordstyrer
- Bord for paneldiskusjon
- Høyttalere, type
- Klokke for tidtaking
- Klokke som foredragsholdere kan
se fra talerstolen
- Pekestokk/laserpeker
- Kritt, svamp og penner
- Ekstra lamper og sikringer til AVutstyr
- Hvor er elektriske kontakter, lysbrytere og ventilasjonsregulering?
- Skjøteledninger
- Intern telefon og telefonliste til
kontaktpersoner
Utstillingsarealer
- Antall kvadratmeter
- Antall løpemeter og eggflate
- Antall elektriske kontakter
- Mulighet for ISDNlinje
- Maksimum belastning pr.
kvadratmeter
- Belysning
- Avstand fra møtelokaler til
pausearealer
- Låsbare lokaler
- Sikkerhet, nattevakt
- Lager
- Dato og klokkeslett for
montering og demontering
- Innkjøring av utstyr
- Kontaktperson
|
|
|
|
|
Teknisk utstyr/hjelpemidler
- Hva slags utstyr er inkludert i
møteromsleien?
- Hvilke strømstyrke/lysstyrke har
utstyret?
- Hva er tilgjengelig på stedet mot
tilleggspris?
- Hvilket AVutleiefirma er det beste?
- Priser på ekstra utstyr og tjenester
- Låsbart lagerrom
- Første mulig adgang til lokalene
for rigging og siste for nedrigging
- Når kan foredragsholderne
prøveforelese?
- Finnes det ISDNlinje?
- Har vakthavende personale nok
kompetanse til å løse tekniske
problemer?
Flipover
- At den står støtt og er synlig for
alle i salen
- At det er nok papir og at det er
skikkelig festet
- At det er penner i ulike farger
som virker
- At du har ekstra papir og vet
hvordan du skifter det
Overhead projektor
- At den er sterk nok i forhold til
salens størrelse
- At pæren virker og at det finnes
ekstra pærer
- At du vet hvordan du skifter pære og hvordan du slår den av og på
- At skarpheten er riktig innstilt,
og hvordan du stiller denne
- At lerretet er i passende høyde
(minimum 1,5 m over gulvet)
Video
- At videospiller og videokassetten
har samme benevnelse
- At du kan sette inn kassetten riktig, starte, reversere og
stoppe spilleren
Diasfremviser
- At lysstyrken er sterk nok i
forhold til arealets størrelse
- At du kan starte og stoppe
- At du kan stille inn dybdeskarpheten
- At du kan kjøre bildene frem og
tilbake
- At du kan skifte pære og at du
har ekstra pære tilgjengelig
- At du kan montere en karusell
og/eller vogn
- At du vet hvilke vei slides skal stå i karusellen
Mikrofoner
- At du kjenner mikrofonene og
hvordan de skal plasseres i forhold til hverandre for å unngå feedback.
- At du kan slå av og på.
Lerret
- Frontprojektoren står foran
lerretet. Med bakprojeksjon
menes at projektoren står bak lerretet.
- NB: Det er forskjellige ty
per lerret for front og bakprojeksjon.
- Lerretet må være stort nok i
forhold til rommets størrelse
(se punkt 2.5)
Felles måltider
(F&B = food & beverage)
- Antall deltakere
- Bordoppstilling (runde bord,
langbord)
- Skal det være hovedbord?
- Borddekorasjon, duker, lys,
blomster, flagg
- Dekorasjon i rommet; blomsteroppsats,
flagg, bannere
- Belysning
- Type bordplassering (bordkort,
nummererte bord, fri plassering)
- Utstyr i lokalet; podium, scene,
talerstol, flygel, høyttalere,
AVutstyr
- Bakgrunnsmusikk
- Levende musikk
- Dans
- Tid for prøver
- Kjøreplan; taler, vinskjenking,
hovedrett en eller to ganger
- Toastmaster
- Antall gjester pr. servitør
- Andre gruppebespisninger
samtidig?
Avtale med
foredragsholdere
- Bli enig om emne, opplegg og
tidsrammer.
- Be om detaljerte anvisninger for
ønskede tekniske hjelpemidler.
- Oppgi datofrist.
- Hvis PC skal benyttes, ta rede på
datamerke og skjermoppløsning.
- Avtal dato for mottak av
sammendrag av foredragene eller
kopi av foiler.
- Innhent tillatelse til å ta opp
foredraget på bånd.
- Innhent bilde og biografi til bruk
i program og pressemelding.
- Avtal hvordan foredragsholder
skal introduseres.
- Avtal og skriv kontrakt om
honoraret, refusjon av reiseutgifter og hvordan dette skal betales.
- Avtal kanselleringstidspunkt.
- Bekreft skriftlig, og oppgi flest
mulige detaljer om programmets
øvrige innhold, deltakerprofil og
forventninger.
- Vær forberedt på at foredragsholdere kan annullere avtalen i siste øyeblikk.
- Foredrag og kjøring av visuelle
programmer bør testes i møtelokalet på forhånd.
- Eget prøverom bestilles dersom det er mange foredrag med slides, video eller datapresentasjoner.
- Navneskilt for foredragsholdere
- Bestill hotell.
- Forbered eventuell henting/bringing
på flyplass og et sosialt
program.
- Send programmet til foredragsholderne.
- Bestill eventuelt blomster eller
gave til overrekkelse.
Etterarbeid
- Hold et oppsummeringsmøte for
alle impliserte parter. Kartlegg
erfaringer og oppgaver som må
følges opp.
- Analyser deltakernes
evalueringsskjema.
- Skriv rapport med alla data
(jfr punkt 1.3) til bruk for senere
konferanser.
- Oppdater deltakerlistene for
oppfølging og som grunnlag for
senere markedsføring.
- Gå gjennom regnskapet.
- Kontroller at du har fått det du
har betalt for. Hvordan ble regnskapet i forhold til budsjettet?
- Kontroller at alle innbetalinger er
kommet inn på konto og send
purrring til utestående fordringer.
Kontroller regningene mot
kontraktene.
- Utbetal alle fakturaene innen
betalingsfristens utløp.
- Utbetal honorarer og utgifter til
foredragsholdere og stab.
- Send referat, foredrag og annet.
- Send ut pressemelding.
- Distribuer og returner fotografier,
videoer og lånte eiendeler til
eiere.
- Skriv takkebrev til foredragsholdere,
gjesteforelesere,
leverandører og alle som har
bidratt til at arrangementet ble
vellykket.
- Hold takkefest for staben, send
blomster eller inviter dem for
eksempel i teatret som takk for
innsatsen.
|
|
