 |
|
|
3.1 Gode råd
for en vellykket
konferanse:
- Legg stor vekt på at deltakerne får det de har bestilt.
- Lag et program som ikke er for
tettpakket.
- Forsøk å variere foredragsholdernes
presentasjonsform.
- Påse at foredragsholderne har
presentasjonsmateriale som er
godt synbart, også bakerst i salen.
- Gi deltakerne tid til å snakke
sammen.
- Lag felles vrimleaktiviteter.
- Aktiviser deltakerne.
- Kom med noe uventet, for
eksempel et humoristisk eller
kunstnerisk innslag.
- Det skal alltid være en sentral
person til stede fra arrangørhold
som kan svare på absolutt alt.
(top)
3.2 Konferansepersonalet
I løpet av konferansedagene skal alt
klaffe. Konferansepersonalet er viktige
brikker i et samspill. Det er ditt
ansvar å sette sammen, informere og
instruere alle involverte, slik at alle
klart forstår sitt ansvar og sine oppgaver.
Som ansvarlig skal du forholde
deg til egne medarbeidere, PCO eller
konsulenter, hotellets og konferanselokalets
folk, catering og serveringspersonalet,
AV produsenter og teknikere,
transportselskaper, verter og
vertinner, aktivitetsbyråer og underholdere,
for å nevne noen.
Trenger du ekstra personell er stedets
guideforening som regel behjelpelig.
(top)
3.3 Forhåndsbriefing
Selv om du bruker en erfaren PCO,
anbefaler vi at én eller flere representanter
fra organisasjonen blir orientert
om alle detaljer i god tid før
arrangementet starter. De bør også ha
kopi av listen med alle kontaktnavn
og telefonnummer over hoteller,
møtelokaler, transportselskaper og
andre leverandører som måtte være
involvert. Informer sentralbord,
resepsjonspersonalet og hovmester
direkte. Alle bør ha program og
kontaktliste.
(top)
3.4 Skilting
og dekorasjon
Det skal synes at din konferanse
pågår! Vi foreslår følgende:
- Påse at arrangementet blir riktig
annonsert over konferansesenterets
eller hotellets dataskjermer.
- Bestill plakater og anvisningsskilt for oppsetting på strategiske steder.
- Vimpler og banner med kongressens navn og tid monteres utenfor inngangen og i møterommene.
- Flagging. Tenk på internasjonale
gjester.
- Skilt i kongresslokalene som angir henvisning til resepsjonen,
sekretariat, PCO, forelesningssaler, utstilling, matsal, garderobe og toalett.
- Skilt som viser tittel på foredragene og klokkeslett utenfor møtelokalene
- Talerstol, scene og bord dekoreres med blomster.
(top)
3.5
Åpningssermoni
Det virker stimulerende på deltakerne
om du myker opp åpningen med litt
underholdning før og evntuelt
imellom de offisielle talene.
Underholdningen kan gjerne være
musikk. Husk i så fall å bestille flygel
og stemming.
Kontakt impressario eller formidlingsbyråer.
En idé er å kontakte musikkhøyskoler,
Musikkonservatoriet eller
Barratt Dues Musikkinstitutt direkte
for å få rimelige artister. En Norgespresentasjon
eller en lokal presentasjon
i form av et multimediashow
kan være imponerende. Norges
Turistråd og flere lokale
turistkontorer kan formidle kontakt
med rettighetshaver. Dansegrupper
med folkedans og leikarringer er også
populært. Er det inviterte gjester til
åpningen, må det være en plan for
hvordan disse skal tas imot.
(top)
3.6
Informasjonsskranke
(hospitality desk)
Ved arrangementer av en viss størrelse
er det
vanlig å ha egen informasjonsskranke
i resepsjonen. Skranken bør
være bemannet på dagtid (gjerne til
kl 20.00) av en representant for din
PCO eller stedets guideforening.
I informasjonsskranken er det
nødvendig
å ha kart over området,
brosjyrer om severdigheter, sightseeing,
restauranter, nattklubber,
handlemuligheter og underholdningstilbud.
Betjeningen må kjenne
åpningstider for banker, forretninger
og severdigheter. De må også kunne
formidle avtaler til legevakt, tannlege,
apotek, religiøse trossamfunn, ambassader
og flyselskaper, og være behjelpelig
med ombestilling av billetter for
deltakerne.
(top)
|
|
|
|
|
|
|
|
3.7 Registreringsskranke
Fastsett en registreringsprosedyre
hvor tid og bemanning inngår.
Vurder når hovedtyngden av deltakerne
vil registrere seg, og bestem hvor
mange utleveringssteder du bør ha.
Fordel arbeidsoppgavene og ha alt
klart på forhånd.
Det er vanlig å registrere deltakerne
ved en egen registreringsskranke
utenfor møtelokalet. Under registreringen
bør de som foretar registreringen
undersøke at deltakerne har
forhåndsbetalt avgiften og levere ut
navneskilt og kongressmappe.
Denne skal inneholde:
- Endelig program
- Deltakerliste
- Skriveblokk og penn
- Kuponger til måltider,
- Kuponger til sosiale arrangementer
- Kuponger til utflukter og turer
- Turistbrosjyrer
I registreringsskranken bør du ha
med all korrespondanse med deltakerne,
innbetalingsbilag, lister over
hvor deltakerne bor, ekstra navneskilt,
regnemaskin, tabletter og
diverse kontorutstyr. En person bør
ha ansvaret for kassen og ta imot
penger og tilbakebetale differanser.
Husk vekslepenger!
Det er viktig å lage bilag for alle inn
og utbetalinger for å lette regnskapsførselen.
Du bør tidlig på ettermiddagen
sjekke hvem som ikke har kommet,
og vurdere om du skal avbestille
hotellrom og måltider. Det kan være
en mulighet for at hotellet kan få solgt
rommene igjen, slik at du unngår å
betale noshowregningen.
Alternative måter å
ordne konferansemappene
på er:
Svakheten her at forskjellige land
klassifiserer dobbeltnavn på for
skjellige måter.
Nummerisk
Gunstig ved større arrangementer.
Deltakerne har da fått bekreftet
sin bestilling med nummerreferanse
på forhånd. Dette nummeret
glemmer sikkert mange, og
arrangøren må derfor påse at en
alfabetisk liste med nummer ligger
tilgjengelig for deltakerne.
(top)
3.8
Sekretariat
Sekretariatet skal være et bindeledd
mellom arrangøren, deltakere og forelesere
på arrangementet. Her er det
viktig at det er en sentral person fra
arrangørhold som alle kan henvende
seg til og få hjelp til absolutt alt.
Kontoret utstyres med telefon, telefaks,
personsøker, PC, kopimaskin og
nødvendig kontormateriell. Postgang,
budtjeneste, transport, presseservice
og vekslingskasse bør også planlegges.
Ekstra eksemplarer av alt materiell
bør være tilgjengelig. Planlegg for
mottak og koordinering av bilder,
film, beskjeder, bulletiner. Det må
også være en beskjedtjeneste eller
oppslagstavle for personlige beskjeder.
Arrangementets størrelse vil være avgjørende
for om alt skal være samlet
bak registreringsskranken.
(top)
3.9
Andre tjenester
Billettbestillinger
Ansett gjerne en person fra et reisebyrå
eller et flyselskap som kan være i
sekretariatet et par timer om dagen
for å ta seg av ombookinger,
billettbestillinger,
bestilling av reiser og
rundturer etter konferansen eller
kongressen.
Bank
Undersøk om en bank kan åpne filial
i lokalene for å ta seg av enkle banktjenester
som innløsning av sjekker,
valutaveksling og vekslepenger. Sørg
ellers for å kunne henvise til nærmeste
bank eller postkontor.
Telefon/telefaks
Husk å ha mulighet for å kunne ringe
og fakse, også utenlands.
(top)
3.10
Sikkerhet
Vurder om arrangementet trenger
sikkerhetstiltak, som spesielle vakter,
IDkort o. l. For enkelte internasjonale
arrangementer er det nødvendig
å gå gjennom
sikkerhetsrutinene sammen
med politiet. Pass på at uvedkommende
ikke får adgang til deltakernes
garderober, møterommene og
de lokalitetene som benyttes. Legg en
alternativ plan hvis noe skulle slå feil,
for eksempel sykdom, streik eller
brann. Se punkt 2.16
(top)
|
|
