1. Planlegging
2. Organisering
3. Konferansestart
4. Evaluering
5. Info. og Utdanning
6. Sjekklister
7. Stikkord

1.1
Formulering av
konferansens hensikt og
mål
Første skritt er å sette opp klare mål.
Vil du informere, introdusere, imponere,
skape forståelse, motivere, utdanne,
omstrukturere eller kanskje
jubilere?
Konferanser krever ulike opplegg avhengig av målet og størrelsen. Det er
forskjell på en konferanse med 1500
deltakere og en med 50 personer, på
et kickoffarrangement og et informasjonsmøte.
Har du et klart mål og
har formulert hensikten med konferansen, er det lettere å gjøre de rette valgene for å nå målet.
(top)

1.2
Profesjonelle
kongressarrangører
(PCO) og spesialbyråer
Selv om det ser enkelt ut å arrangere
konferanser og kongresser, vil vi likevel anbefale at selv erfarne arrangører bør vurdere å benytte seg av en profesjonell arrangør (Professional Congress Organizer), heretter referert til som PCO. Noen reisebyråer har egne kongressavdelinger, som kan
være behjelpelig med dette arbeidet.
En PCO vil kunne påta seg
gjennomføringen av hele arrangementet
til en forholdsvis lav pris
(fra kr. 100 –300 pr. deltaker + alle
utgifter dekket). Denne kostnaden
kan du regne inn i registreringsavgiften.
Særlig når det gjelder større
arrangementer er det et utall detaljer
som skal klaffe, og mange forandringer
som må gjøres underveis.
Det er for eksempel vanskelig å holde
kontroll uten databehandling. En
PCO påtar seg blant annet all
kontakt med deltakerne, innbetalinger
og kontrakts overholdelse, slik at
du lettere kan konsentrere deg om
det faglige innholdet.
Uansett om du bestemmer deg for en
PCO eller du velger å påta deg hele
ansvaret for arrangementet selv, er det
viktig at du setter deg inn i alle detaljer.
(top)

Aktivitetsbyråer
Det finnes en rekke aktivitetsbyråer og
selskaper som tilbyr aktiviteter av ulike
slag. Disse arbeider på lokalt nivå og
tilbyr alt fra bare aktivitetsledere til
gjennomføring av egne aktiviteter,
inkludert utstyr for deltakerne.

Eventselskaper
Et eventselskap planlegger og
gjennomfører eksterne og interne
begivenheter og har totalløsninger
for større arrangementer.

1.3
Hvilke opplysninger
trenger du før du
planlegger et
arrangement?
Dersom konferansen har vært arrangert
tidligere, bør du innhente informasjon
fra de tre siste arrangementene
før du bestemmer rammene om ditt
arrangement. Det er også ønskelig å
vite på hvilken måte din organisasjon
ordnet finansieringen og det økonomiske
oppgjøret (avregningen). Hvis
du planlegger en utstilling i forbindelse
med arrangementet, må du skaffe
detaljer vedrørende utstillingsmateriell;
type, mål og vekt, arealbehov. Det
er også behov for programmet fra de
siste arrangementene og retningslinjer
fra organisasjonen.

Disse opplysninger trenger du:

• Tid
• Sted
• Antall deltakere fordelt på dobbelt/enkeltrom og suiter
• Møtemønster
• Sosiale arrangementer
• Kongresspråk (hvis det er uttenlandske deltakere eller utenlandske forelesere)
• Hva som er inkludert i registreringsavgiften
• Deltakernes økonomi og behov for standard
• Antall deltakere som ikke møter opp (no-show)
• Antall deltakere som registrerte seg etter fristens utløp
• Budsjettet

(top)

1.4
Deltakernes profil
og forventning
Før du planlegger programinnholdet
og bestemmer sted og miljø for
konferansen, er det viktig å analysere
mulige deltakere.

• Hvem er de?
• Hvilke forventninger har de?
  Jo mer du vet om målgruppen, jo
  bedre kan du forutse de behov som kommer til å oppstå i løpet av konferansen og legge planer ut fra dette.

(top)

1.5
Møteprofil
Bestem konferansens profil, budskap
og innhold. Hvilken profesjonell
nisje tar du sikte på å nå?
Nødvendig informasjon til
deltakerne er:

• Tittel på konferansen
• Arrangørens/organisasjonens
  navn og adresse
• Konferansens målgruppe
• Konferansens målsetting
• Hensikten med konferansen
• Resymé av programinnholdet
• Dato og varighet
• Maksimum og minimum
  antall deltakere, gjester og stab

(top)
 

1.6
Konferansens miljø
Hver konferanse har to programmer,
det faglige og det sosiale. Det faglige
programmet er grunnen til at man
organiserer konferansen, og det sosiale
er med på å skape og forsterke samholdet
mellom deltakerne. Disse to
programmer stiller ulike krav til arrangøren,
samtidig som det er viktig at
begge organiseres med kvalitet. Dette er
avgjørende for at konferansen skal oppfattes
som vellykket eller ikke.
Derfor er valg av sted og konferanselokaler
de siste valgene man bør gjøre,
ikke bare for de større konferansene,
men også for de helt små møtene. Når
en har definert deltakerprofilen, hvor
mange deltakere, ledsagere, gjester og
andre som antas å delta, vet hva som
skal oppnås og hvordan målene skal
oppnås, og vet hvilke ressurser programmet
krever, bør en beslutte hvilke
miljø og lokaler som er egnet for å oppnå
målsettingen. Se punkt 2.2.
(top)

1.7
Komiteer
Utnevn en hovedansvarlig og opprett
nødvendige komiteer, eventuelt
vurder bistand fra utenforstående
konsulenter. Det er en fordel med
små komiteer hvor medlemmene har
riktig kompetanse i forhold til sine
oppgaver og muligheter for å holde
en god og tett kommunikasjon med
hverandre. Følgende komiteer kan
være aktuelle:
Faglig komité har ansvaret for programmets
innhold, kontakt med
foredragsholdere og vertskapsplikten
for disse.
Økonomikomité har ansvar for inntekter,
cash flow, budsjett og regnskap.
Teknisk komité har ansvaret for innkvartering
og sosiale arrangementer,
samt all kontakt med deltakerne. Det
innebærer blant annet kontraktinngåelse
med konferansehotellet, underleverandører
og transportselskaper. Det betyr
også registrering av deltakere, og at
man påser at kontraktene overholdes
osv. Det kan være fordelaktig å sette
denne delen bort til et byrå. Se punkt 1.2.
Utarbeid en fremdriftsplan med tids
skjema, oppgaver og ansvar, ansvarsfordeling
med klart mandat og klare
rapporteringsrutiner.
(top)

1.8
Budsjett og
økonomiplan
Konferansens finansiering og ønske
om økonomisk resultat må avklares.
Budsjettfilosofien må bestemmes før
registreringsavgiften kan fastsettes og
kontrakter inngås. Den bør også si
noe om forventet antall deltakere, om
tiltak for å nå mål og om hvordan inntektsstrømmen
forventes å bli.
Det er to måter å utarbeide
budsjett på:
1. Det utarbeides et aktivitetsnivå
som kostnadsberegnes.
2. Budsjettet ligger fast fra starten
av, og all planlegging foretas med
basis i sluttsummen.
(top)

1.9
Invitasjon til en
internasjonal
kongress til Norge
Representerer du en nasjonal organisasjon
som ønsker å invitere en internasjonal
kongress til Norge, for
eksempel om tre år, er det nødvendig
å utarbeide en oversikt over arrangementets
behov for arealer og service
for deretter å undersøke hvilken by
eller hvilket hotell som kan ivareta
behovet. Du kan da gjøre som følger:

• Sett deg inn i alle historiske data
  fra tidlige arrangementer, og
  vurder by/sted eller hotell som
  kan gjennomføre arrangementet
  på en tilfredsstillende måte.
• Undersøk om det er ledig kapasitet på den tiden det er aktuelt å holde arrangementet.
• Send skriftlig invitasjon til
  styret/generalsekretæren for
  organisasjonen med et konkret
  forslag til hvordan alle detaljer
  kan løses.
• Inviter beslutningstakerne til
  befaring av byen, hotellene og
  lokalitetene. Dersom det er deltakerne som skal stemme over
  valget av neste by/sted, bør du
  være til stede på årets konferanse
  og få ti minutter til å presentere
  ditt forslag til konferansested med film eller diasshow.

(top)